Comunicación empresarial

Primero que todo, definamos comunicar

Según la RAE, la palabra comunicar tiene más de un significado:

1. Hacer a otro partícipe de lo que uno tiene.

2. Descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo

3. Conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito

4. Transmitir señales mediante un código común al emisor y al receptor

5. Establecer medios de acceso entre poblaciones o lugares.

Así, llegamos a la conclusión de que el proceso de comunicar es el conjunto de acciones realizadas para transmitir un mensaje a una entidad.

Para nadie es un secreto que la comunicación es de vital importancia para los administradores. Porqué?:

-Para ofrecer conferencias de negocios.

-Para tratar con personas de distintas nacionales con culturas distintas.

-Para expresar ideas nuevas a los empleados

-Para dar órdenes. Es importante saber comunicar para que los empleados entiendan justamente lo que uno quiere y no cometan errores.

 

Qué es la escucha eficiente?

Muchas veces confundimos el acto de escuchar con el de oir. Para escuchar es necesario poner atención, para oír no.

Cuando se escucha con atención, es necesario internarse en la mente del emisor, para entender la comunicación desde un punto de vista más profundo. Es necesaria la concentración y tener el deseo de entender lo que  está transmitiendo  el orador. 

Entonces la escucha eficiente es la comunicación que a través de buenas destrezas y formas de comunicación, logra el propósito de lo que se quiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicación efectiva el trasmisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que se intercambia. O sea que ambos entienden el mensaje transmitido.

Requisitos básicos para escuchar con atención:

1 Intensidad: Las personas que escuchan intensamente tienen la capacidad de apartar las distracciones de su mente y enfocarse en el mensaje que transmite el orador. Cuando la mente de estas personas esta inactiva, ésta se encarga de procesar cada idea que le fue transmitida

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2 Empatía: Se trata de ponerse en los zapatos del orador y entender lo que el transmite, no lo que nosotros queremos escuchar. Requiere que nos metamos en el mundo del orador, y alejar los pensamientos que no tengan que ver con el tema

3 Aceptación: Escuchar de forma objetiva, aunque no se esté de acuerdo con el mensaje.

Procesar lo que se nos está diciendo sin elaborar ningún juicio contra el emisor del mensaje, ya que es probable que no se esté de acuerdo con lo que se nos dice.

4 Disposición para asumir la responsabilidad en la totalidad: Tratar de captar el significado completo de la idea expresada por el orador.

Importancia de la comunicación en las organizaciones:

Debemos de empezar desde una norma esencial: a los seres humanos nos gusta ser escuchados en el momento de que queremos transmitir algo. Cuando no es así, tenemos tendencia a sentirnos frustrados. Por eso, la comunicación es uno de las factores primordiales para poder transmitir ideas y para que estas sean comprendidas, la comunicación se tiene que dar correctamente.

El poder escuchar a una persona, llámese gerente o persona de negocios, nos dará un beneficio muy importante: haremos la relación de mejor calidad y ganaremos terreno en nuestro objetivo: crear una relación laboral estable.

Una empresa unida y con alto nivel de compromiso necesita de una buena comunicación ya que sin ella pueden surgir malentendidos, confrontaciones o puede ser que el personal realice el trabajo de forma diferente al que se esperaba debido a que las directrices que se dieron no fueron lo suficientemente claras como para que ser correctamente interpretadas por los mismos.

El trabajo de un administrador es planificar y determinar los objetivos además de analizar, diagnosticar y evaluar el logro de los objetivos, los problemas que están surgiendo y las soluciones a los problemas, todo lo anterior es inútil si el directivo no lo comunica, y puede ser perjudicial el comunicarlo mal.


¿Porqué?

 *La mala comunicación puede convertirse en una pérdida de dinero

 *La mala comunicación afectará el rendimiento del personal

 *La mala comunicación puede deteriorar las relaciones entre el personal

 *La mala comunicación puede desmotivar al personal

 *Y en el peor de los casos: la mala comunicación puede ser la causa del fracaso de la empresa.

Algunos errores a la hora de comunicar pueden ser:

Brindamos poca atención a nuestros interlocutores

 Interrumpimos repetidamente la conversación

 Reaccionamos impulsivamente ante cualquier discrepancia

Tratamos temas delicados y polémicos que pueden crear enemistad

Desviamos la conversación hacia donde deseamos, ignorando el interés de otros

 Mostramos con nuestro tono de voz, apatía o agresividad

  Criticamos a gente ausente o rechazamos sin tacto las opiniones ajenas.

¿Cómo tener una comunicación exitosa basándonos en el poder de escuchar?

Valorar la capacidad de escuchar como una cualidad importante

Conversar de manera consciente

Respetar los estilos de relación individuales y no juzgarlos o contradecirlos si no es estrictamente necesario

Practicar la autolimitación verbal (hablar lo necesario) para acostumbrarse a escuchar

Controlar el impulso de interrumpir, desmentir o aconsejar

Prestar atención a los valores y emociones de los otros pues nos indican las causas de sus conductas

Mirar a su interlocutor aunque con intermitencia para no asustarlo

Dar feedback, responder a sus preguntas o afirmaciones, usando palabras o expresiones cortas (“entiendo”, “claro”, “sí”) o pequeños gestos de cabeza y/o manos