Cierre y conclusión.

Como proyecto final de este curso (teoría administrativa II), nos pidieron visitar a un administrador y acompañarlo durante un día, anotar lo que hacía y observar su comportamiento. La idea principal era relacionar toda la teoría aprendida en el semestre, y ponerla en práctica junto al administrador elegido. En mi caso , yo acompañé en su jornada laboral a Ana Lucía Pérez Jiménez, administradora de la Licorera Dionisios en Cartago centro. 

Por qué decidí realizar este proyecto en una licorera? Simple: Admiro la responsabilidad social de Doña Ana a la hora de decirle "No" a un menor de edad que quiera comprar alcohol o cigarros. Sentía curiosidad por conocer la manera en que se trabaja ahí. Estos fueron algunos de los letreros que se observaban en la entrada del negocio, los cuales hacían énfasis a la responsabilidad social que cargan

                                                              

Me enteré de servicios adicionales que la empresa ofrece, por ejemplo , el servicio express de los pedidos. (pedidos mayores a 5000 colones).

Aprendí cómo manejar a los empleados, y cómo afrontar situaciones incómodas en las que hay que tener mucha paciencia ( por ejemplo, a un cliente se le quebró una botella, y un muchacho fue a comprar alcohol sin cédula. Por consiguiente le negaron la venta. )

  

En algunos años yo me veo como Doña Ana, trabajando arduamente, bueno, en realidad no lo llamaría trabajo, más bien me vería haciendo lo que me apasiona.

Qué representó el curso teoría administrativa II para mí?

Este curso representó una evolución del curso teoría I, en el cual quedé 100% convencida de que escogí la carrera correcta.

Aprendí que el trabajo de un administrador no es sentarse frente a una computadora horas y horas... El verdadero trabajo de un administrador consiste en buscar día con día que su empresa crezca , es intentar renovar ideas actualizando sus operaciones, es poner sobre ruedas a toda su organización para avanzar hacia el éxito, es entender que el cliente es su principal motor y que debe preocuparse por su satisfacción.

El profesor Juan Carlos Leiva profundizó temas como liderazgo, trabajo en equipo, comunicación, planeación y control entre otros... temas que si no comprendo en el presente podrían jugarme un mala pasada cuando ejerza mi profesión.  

Este curso me enseñó que hay que tener táctica en el juego de la administración, que es un mundo de cambio constante y que es vital tener la cabeza bien puesta para no perder el ritmo del dia a día

En fin, en este curso fui como una esponja desde el primer día, procuré absorber toda la materia y consejos que el profesor pudiera darme, porque se que en un futuro no tan lejano me esperan situaciones cotidianas en las que tendré que aplicar toda la teoría aprendida durante estos 6 meses.

Gracias al profesor Juan Carlos Leiva por procurar que le sacáramos el máximo provecho a sus lecciones, y gracias a todos los que estuvieron leyendo mi blog, como parte de la calificacion o simplemente por que querian. Gracias y bendiciones para todos

María Laura Fuentes Roldán

El control

 

El control es la última parte del proceso administrativo que tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. El control es concebido como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la empresa, orientando la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos

También podemos traducir control como:

• Comprobar

• Verificar

• Regular

• Comparar

• Ejercer autoridad

• Frenar, impedir.

Porqué es importante el control?

Una de las razones más importantes, es la certeza de que cualquier plan se puede desviar. De esta manera, empleamos el control para:

-Mejorar la calidad

- Enfrentar el cambio

- Producir ciclos más rápidos

- Agregar valor

- Facilitar la delegación del trabajo en equipo

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado.

Los sistemas de control que usan las organizaciones son idénticos?  Probablemente no sea así, pueden existir similitudes, pero cada empresa puede establecer políticas de control distintas. Los tres enfoques para diseñar sistemas de control son:

Control de mercado: Se enfoca en mecanismos externos del mercado. Hace referencia a las actividades de la competencia para establecer sus medidas de control.

Control burocrático: Hace referencia a la autoridad.  Se asegura que se cumplan los estándares que los administradores dictan. 

Control de clan:   Lo forma la cultura de la organización. Define las tradiciones y el comportamiento de la empresa.  Este tipo de control no depende de ninguna regla, se basa en el comportamiento del trabajador, y en los valores que se quieren cultivar en cada uno de ellos.

Tipos de control:

Preventivos: son los realizados antes de que el proceso comience. Un ejemplo sería en recursos humanos al contratar empleados una compañía puede solicitar que los candidatos al empleo no fumen. Este control preventivo puede disminuir la productividad que se pierde con los descansos para fumar y las enfermedades relacionadas con el tabaquismo.

Control Concurrente: 
 Son los procesos Algunos controles concurrentes tienen la alternativa si/no  o  pasa/no pasa, para ver si el proceso puede continuar o si es necesaria su detención inmediata. O también si el producto pasa o tiene que ser retenido. Por ejemplo, en un examen oral de algún idioma, si la persona se equivoca, el profesor inmediatamente corregirá el error, y si lo hace bien, el profesor lo pasará de nivel.

Control de retroalimentación: Control que ocurre una vez que concluye la actividad. Este tipo de control presenta un inconveniente pues una vez que se obtienen los resultados, como ya la acción ha pasado, ya se han cometido errores. Esto representa una situación que podría generarle perdidas al administrador. Por ejemplo, las estadísticas al final de un partido, muestran el rendimiento  de los jugadores, y si hubo oportunidades para aprovechar el balón, el equipo ya no podrá hacer nada para anotar. Lo que puede hacer es autoinspeccionarse y entender que hicieron mal para no cometer el mismo error en el segundo tiempo, o en el próximo partido

Comunicación empresarial

Primero que todo, definamos comunicar

Según la RAE, la palabra comunicar tiene más de un significado:

1. Hacer a otro partícipe de lo que uno tiene.

2. Descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo

3. Conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito

4. Transmitir señales mediante un código común al emisor y al receptor

5. Establecer medios de acceso entre poblaciones o lugares.

Así, llegamos a la conclusión de que el proceso de comunicar es el conjunto de acciones realizadas para transmitir un mensaje a una entidad.

Para nadie es un secreto que la comunicación es de vital importancia para los administradores. Porqué?:

-Para ofrecer conferencias de negocios.

-Para tratar con personas de distintas nacionales con culturas distintas.

-Para expresar ideas nuevas a los empleados

-Para dar órdenes. Es importante saber comunicar para que los empleados entiendan justamente lo que uno quiere y no cometan errores.

 

Qué es la escucha eficiente?

Muchas veces confundimos el acto de escuchar con el de oir. Para escuchar es necesario poner atención, para oír no.

Cuando se escucha con atención, es necesario internarse en la mente del emisor, para entender la comunicación desde un punto de vista más profundo. Es necesaria la concentración y tener el deseo de entender lo que  está transmitiendo  el orador. 

Entonces la escucha eficiente es la comunicación que a través de buenas destrezas y formas de comunicación, logra el propósito de lo que se quiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicación efectiva el trasmisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que se intercambia. O sea que ambos entienden el mensaje transmitido.

Requisitos básicos para escuchar con atención:

1 Intensidad: Las personas que escuchan intensamente tienen la capacidad de apartar las distracciones de su mente y enfocarse en el mensaje que transmite el orador. Cuando la mente de estas personas esta inactiva, ésta se encarga de procesar cada idea que le fue transmitida

.

2 Empatía: Se trata de ponerse en los zapatos del orador y entender lo que el transmite, no lo que nosotros queremos escuchar. Requiere que nos metamos en el mundo del orador, y alejar los pensamientos que no tengan que ver con el tema

3 Aceptación: Escuchar de forma objetiva, aunque no se esté de acuerdo con el mensaje.

Procesar lo que se nos está diciendo sin elaborar ningún juicio contra el emisor del mensaje, ya que es probable que no se esté de acuerdo con lo que se nos dice.

4 Disposición para asumir la responsabilidad en la totalidad: Tratar de captar el significado completo de la idea expresada por el orador.

Importancia de la comunicación en las organizaciones:

Debemos de empezar desde una norma esencial: a los seres humanos nos gusta ser escuchados en el momento de que queremos transmitir algo. Cuando no es así, tenemos tendencia a sentirnos frustrados. Por eso, la comunicación es uno de las factores primordiales para poder transmitir ideas y para que estas sean comprendidas, la comunicación se tiene que dar correctamente.

El poder escuchar a una persona, llámese gerente o persona de negocios, nos dará un beneficio muy importante: haremos la relación de mejor calidad y ganaremos terreno en nuestro objetivo: crear una relación laboral estable.

Una empresa unida y con alto nivel de compromiso necesita de una buena comunicación ya que sin ella pueden surgir malentendidos, confrontaciones o puede ser que el personal realice el trabajo de forma diferente al que se esperaba debido a que las directrices que se dieron no fueron lo suficientemente claras como para que ser correctamente interpretadas por los mismos.

El trabajo de un administrador es planificar y determinar los objetivos además de analizar, diagnosticar y evaluar el logro de los objetivos, los problemas que están surgiendo y las soluciones a los problemas, todo lo anterior es inútil si el directivo no lo comunica, y puede ser perjudicial el comunicarlo mal.


¿Porqué?

 *La mala comunicación puede convertirse en una pérdida de dinero

 *La mala comunicación afectará el rendimiento del personal

 *La mala comunicación puede deteriorar las relaciones entre el personal

 *La mala comunicación puede desmotivar al personal

 *Y en el peor de los casos: la mala comunicación puede ser la causa del fracaso de la empresa.

Algunos errores a la hora de comunicar pueden ser:

Brindamos poca atención a nuestros interlocutores

 Interrumpimos repetidamente la conversación

 Reaccionamos impulsivamente ante cualquier discrepancia

Tratamos temas delicados y polémicos que pueden crear enemistad

Desviamos la conversación hacia donde deseamos, ignorando el interés de otros

 Mostramos con nuestro tono de voz, apatía o agresividad

  Criticamos a gente ausente o rechazamos sin tacto las opiniones ajenas.

¿Cómo tener una comunicación exitosa basándonos en el poder de escuchar?

Valorar la capacidad de escuchar como una cualidad importante

Conversar de manera consciente

Respetar los estilos de relación individuales y no juzgarlos o contradecirlos si no es estrictamente necesario

Practicar la autolimitación verbal (hablar lo necesario) para acostumbrarse a escuchar

Controlar el impulso de interrumpir, desmentir o aconsejar

Prestar atención a los valores y emociones de los otros pues nos indican las causas de sus conductas

Mirar a su interlocutor aunque con intermitencia para no asustarlo

Dar feedback, responder a sus preguntas o afirmaciones, usando palabras o expresiones cortas (“entiendo”, “claro”, “sí”) o pequeños gestos de cabeza y/o manos

Teorias contemporáneas de la motivación

    David McClelland.

   (20-5-1917 / 27-3-1998)

Teoria de las necesidades adquiridas.

La teoría de que las necesidades adquiridas proviene del desarrollo temprano de la personalidad. Sostiene que a través del contacto cultural se adquiere un esquema de tres necesidades básicas: logro, afiliación y poder. Desde su punto de vista constituyen los motivos primarios de la conducta.

Hablamos de necesidad de logro cuando la persona busca destacar, lucha por triunfar. Es decir, buscan sobresalir.  Son caracterizados por hacer bien su trabajo, por aceptar responsabilidades y por buscar la excelencia.

Definimos necesidad de poder al impulso de hacer que las demás personas adopten conductas que usualmente no adoptarían.Los necesitados de poder buscan estatus y prestigio, les gusta ser considerados importantes.Algunos suelen tener mentalidad política.

Llamamos necesidad de afiliación al deseo de tener relaciones interpersonales amistosas,estrechas. Se podría vincular con la necesidad de ser aceptad@ por los demás o de pertenecer a algún grupo. Las personas con este tipo de necesidad prefieren trabajar en lugares donde exista mucha interacción personal.

Cual es el principal aporte de esta teoría a la administración? Cual es la principal limitación que posee?

Los directivos necesitan ser conscientes del significado cada una de estas tres necesidades, ya que proporcionan parte de la base para su uso y eficacia en una organización o grupo. 

Por ejemplo, los gerentes con necesidad de logro tendrán una actitud que apunte al deseo de hacer mejor las cosas. Ellos buscan problemas a los cuales puedan darles solución. Este tipo de gerentes acepta el resultado de sus actos, recibe y asimila las consecuencias de sus decisiones.

Por otro lado, los necesitados de poder luchan por estar siempre a la cabeza de todo, buscan influir en los demás e imponerse ante ellos. Esto podría influir negativamente en las operaciones de la empresa. El espiritu competitivo y autoritario son buenos siempre y cuando se manejen con equilibrio, sin excederse, pero si el gerente solo busca poder y más poder, dejando a un lado al grupo de personas que tiene a su mando, se podrían generar conflictos.

Y por último, los que tienen necesidad de afiliación buscan integrarse y mantenerse en un circulo de amigos, les interesa mas colaborar en situaciones de cooperación que de competencia. Ellos son fieles a la comunicación y compañerismo. Este rubro manejado en exceso también resultaría problemático para la empresa. Un buen gerente tiene que "ponerse los pantalones" y dar ordenes cuando esto sea necesario. No puede andar por ahí tratando de caerle bien a sus empleados e intentando hacer amigos, porque de ser así el rumbo de la empresa de descontrolaría. 

Una empresa necesita ser dirigida por alguien que sea capaz de dar ordenes, aceptar las responsabilidades, y socializar con los que están a su alrededor. Por eso es que se necesita una mezcla de las tres necesidades. O al menos 3 personas que tengan una de las tres y entre ellas controlen la organización para que no se descarrile.

Para la reflexión ( tarea 7)

Entrevistamos a Doña Zeidy Chaves Chavarría

Supervisora del centro de soporte del área de tarjetas.

Banco de Costa Rica.

Al parecer, doña Zeidy tiene un poco de las tres necesidades adquiridas.

Se nota su necesidad de logro, porque ella misma es la motivadora de sus empleados, y no puede motivarlos si ella primero no está motivada a hacer bien su trabajo.

Al tener a cargo a muchos empleados, doña Zeidy está consciente de sus actos, y por lo tanto, asume las responsabilidades de éstos y las de sus subordinados.

También experimenta algo de la necesidad de poder. Ella es la supervisora de muchas personas, y les exige esfuerzo. Ella influye en sus subordinados. Ella es la jefa, la que tiene PODER. Ella los puede dejar un poco tiempo más trabajando si lo considera necesario, o los puede dejar salir temprano ( cabe destacar que si es el caso de dejarlos trabajando más tiempo ella misma se encarga al final de agradecerles por el tiempo extra impreso al trabajo)

Aplica la necesidad de afiliación, porque ella comenta que le gusta mantener una buena relación con sus empleados, respetuosa, pero de amistad a la vez. A ella no le gusta que la vean como una jefa mandona, al contrario, se preocupa por cultivar la confianza en los empleados. Si nos aclaró que cuando organiza actividades para compartir, las hacen forma grupal, para evitar así malentendidos con otros empleados. Se caracteriza por ser cautelosa y también por motivar a los empleados con frases como "Su trabajo superó mis expectativas, felicidades" 

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Es usted una persona motivada? Le gustaría averiguar cual es su porcentaje de motivación actual? Ingrese aquí y descúbralo 

http://tests.infoartperu.com/es/test_motivacion.htm

Motívese y empiece a luchar por lo que quiere!

El capitulo 9 del libro de texto de Robins&DeCenzo, da como ejemplo del trabajo en equipo a los increíbles y talentosos gimnastas de Cirque du Soleil. La confianza que se maneja en ese grupo es considerable, ya que el descuido de un acróbata le puede costar una lesión importante a cualquier compañero. Para que entiendan de lo que habla el libro, sólo observe 

 

Trabajo en equipo

El trabajo en equipo implica un grupo de personas actuando de manera coordinada en la ejecución de un proyecto. Con la participación activa de cada uno de sus miembros, aportes e ideas valiosas, el resultado de la participación se torna más enriquecedor

Cada miembro trata de aportar lo mejor de si mismo, no buscando destacar entre sus compañeros sino porque confía en que estos harán lo mismo; sabe que éste es el único modo de que el equipo pueda lograr su objetivo. Existen equipos de trabajo y grupos de trabajo. Ambos se definen como un conjunto de personas que obran juntas para alcanzar objetivos. Pero existe una gran diferencia entre ambos. Véala en este cuadro resumen…  (disculpen el tamaño, no se pudo ajustar)

Habrá notado que resulta mucho mejor trabajar en un equipo de trabajo.

Ahora bien, existen diferentes tipos de equipos  de trabajo:

Equipo funcional: compuesto por el gerente y sus subordinados. Aspectos como liderazgo, reglas, toma de decisiones y autoridad están más que definidas y claras.

Equipos para resolver problemas: Todos los miembros comparten ideas, y presentan alternativas para solucionar los conflictos, como el nombre del grupo lo dice.

Equipo de trabajo autoadministrado: Los miembros trabajan sin un gerente, sin un líder. Ellos toman las decisiones en grupo y todos son responsables por los resultados. Entre las funciones básicas del grupo autoadministrado destacan: determinar asignaciones laborales, dictar cuando tomar descansos, inspeccionar y evaluar su propio trabajo.

Equipo interfuncional: Sus miembros generalmente están en el mismo eslabón jerárquico, pero cada uno de ellos proviene de distintas áreas de trabajo, es decir, éste es un grupo muy variado porque lo integran personas de distintos departamentos de la empresa. Esto hace que haya bastante de donde escoger, pues hay diversidad de ideas y propuestas. Se encuentras soluciones creativas y únicas.

Por ultimo tenemos los equipos virtuales. Éstos son los que por razones de distancia no se pueden encontrar físicamente, entonces recurren a video conferencias, donde todos los miembros se conectan a cierto canal online y pueden intercambiar información  con socios en cualquier parte del mundo.

 

¿Qué cosas puede hacer un administrador para

incentivar el trabajo en equipo?

  Conservar al grupo bien y tener a sus miembros contentos es una parte clave en la gerencia y en los jefes para que las cosas salgan de la mejor manera posible.

Es recomendable que los gerentes conozcan a cada empleado, que conozcan las fortalezas y debilidades de cada miembro del equipo.Sabiendo esta información se conocerá la mejor manera de impartir órdenes y a la vez de filtrar nuevos conceptos para que sean aceptados por el grupo.

Motivar a los empleados a ser reconocidos por sus logros grupales y no solo los personales.

No actuar como un jefe mandón y grosero. Ser  un consejero, un amigo y un guía.  Cultivar la confianza en cada uno de los miembros del equipo.

Incentivar a los empleados a participar activamente en el grupo, que no tengan miedo de decir lo que piensan y de aportar ideas.

Para motivar a un equipo de trabajo desmotivado es conveniente comenzar por establecer una comunicación abierta y sincera. Resulta siempre más atractivo cuando se realizan las tareas profesionales sabiendo porqué se realizan.

 ¿Me gusta y soy bueno trabajando en equipo?

Considero que acostumbrarme al trabajo en equipo es absolutamente necesario para mi futuro laboral, es prácticamente imposible llegar a pensar que todas las tareas administrativas las ejecutaré sola. Y es más grande la posibilidad de trabajar en equipo si lo que aspiro es a trabajar como gerente en algún lugar, pues el puesto me lo tendré que ganar y el trabajo en equipo hace que las cosas fluyan de una manera más efectiva en una empresa. Qué feo trabajar siempre sol@, siempre haciendo las mismas cosas, la misma rutina, sin tener a nadie con quien interactuar en el lugar donde se supone que se pasa casi la mitad del día…! Me considero una persona con la que se puede trabajar en equipo, creo que sí puedo manejar la presión que esto implica. Sin embargo, soy muy intolerante a la hora de trabajar con personas menos esforzadas que yo, lo considero un trabajo injusto y cuando esto pasa tiendo a bajar mi nivel de esfuerzo. Estoy consciente de que todos tenemos distintas formas de trabajar, pero sería genial que en cualquier equipo de trabajo todos los integrantes estuvieran en un mismo nivel de compromiso.